Anfitrião – Host
A hospitalidade oferecida pelo “Portas Abertas” é a pedra fundamental do Servas. Os anfitriões oferecem hospedagem de dois dias aos viajantes previamente aprovados.
O anfitrião não se obriga a fornecer transporte e acompanhamento ao viajante, embora alguns o façam porque desejam mostrar-lhe pontos de interesse na sua cidade e região.
O anfitrião deve explicar as “regras da casa” e disponibilizar algum tempo para conversar com o viajante. Se não for conveniente receber o viajante no período solicitado ele deve sentir-se à vontade para dizer “não”. Deve, porém, responder logo de forma que o viajante possa buscar outro anfitrião ou outro meio de hospedagem.
O viajante deve apresentar, na chegada o original da carta de apresentação, com foto, assinada, dentro do prazo de validade e com selo do Servas Internacional. Caso não o faça, o anfitrião deve pedir para conferi-la.
Anfitrião Dia – Day Host
Os anfitriões que não podem oferecer hospedagem podem juntar-se ao Servas como anfitriões durante o dia. Quando receberem alguma solicitação devem combinar com o viajante um encontro para um passeio, acompanha-lo numa refeição, ou simplesmente encontrar tempo para um bate-papo ou café.
Viajante – Traveller
Para viajar para outros países o membro Servas deve emitir a “LOI, Letter of Introduction” – “carta de apresentação”, uma espécie de passaporte do viajante Servas que deve ser preenchida com os seus dados, interesses, experiências com o Servas e propósitos da sua presente viagem. A LOI é assinado por um coordenador ou membro da gestão e deve conter o selo do Servas Internacional.
A LOI deve ser solicitada para o coordenador regional a quem cabe passar as instruções, bem como enviar o Guia do Viajante que contém dicas úteis. O valor da LOI é de R$ 120,00 e a validade é de um ano.
O viajante Servas precisa fazer os próprios contatos e estar ciente de que nem sempre conseguimos encontros e hospedagem através do Servas. Os contatos dos hosts e day hosts podem ser encontrados no Servas Online na área restrita para membros ou nas listas dos países. Ao enviar e-mails individuais buscando encontros ou hospedagem deve ser anexada a cópia da LOI digitalizada e ao chegar na casa do anfitrião deve ser apresentada a LOI original.
Todos os cargos da gestão do Servas são ocupados por voluntários, que tem que achar tempo para esse trabalho extra. Se tiver alguma viagem em mente entre em contato com antecedência (no mínimo quatro semanas).
Para viagens dentro do Brasil não é necessário emitir a LOI, porém as demais regras são as mesmas para viagens internacionais.